Ben je van plan om een conferentie te organiseren? Dan hebben we een aantal handige tips voor jou. Een conferentie plannen is een kunst an sich. Je moet namelijk zorgen dat je de aandacht van je publiek gedurende een lange tijd vasthoudt. De opbouw van je programma is daarom van groot belang voor het succes van je conferentie. Wij geven je graag een aantal handvatten die je in gedachten kunt houden als je jou programma samenstelt.
Zorg dat je goede sprekers uitnodigt
Het klinkt misschien logisch, maar in de praktijk gaat er op dit punt toch vaak veel mis: zorg dat je mensen uitnodigt die gewend zijn om voor publiek te spreken. Niets is saaier dan naar iemand te moeten luisteren die geen contact maakt met het publiek, teksten voorleest en dan nog niet goed verstaanbaar is, of iemand die de sfeer onder het publiek niet aanvoelt. Vind je het lastig om zelf goede sprekers te vinden, dan kun je ook sprekers boeken via een boekingskantoor. Deze bureaus hebben een breed scala aan zeer ervaren sprekers in hun bestand. Boek je hier een spreker, dan weet je zeker dat je goed zit en dat je jouw publiek iets biedt waar ze echt iets van opsteken. Houd er wel rekening mee dat een spreker boeken kosten met zich meebrengt. Echter, een bekende spreker op je programma kan een enorme publiekstrekker zijn waarmee je de kosten eenvoudig weer kunt terugverdienen.
Nodig een bedreven dagvoorzitter uit
Als je een conferentie organiseert, is het belangrijk dat de lezingen op elkaar aansluiten zodat je een geheel presenteert. Dat is niet altijd eenvoudig. De ene lezing is heel anders dan de andere en soms lijken de overeenkomsten ver te zoeken. In dit geval is een goede dagvoorzitter belangrijk. Hij of zij kan de lezingen aan elkaar praten, in discussie gaan met de sprekers en het publiek de gelegenheid geven om vragen te stellen. Een goede dagvoorzitter mag daarom niet ontbreken als je een conferentie organiseert. Ook hier kun je kiezen voor iemand die bekend is. Uiteraard is het nog beter om iemand te kiezen die ook gerelateerd is aan het onderwerp van je conferentie, zodat deze ook een inhoudelijke bijdrage kan leveren. Ook je dagvoorzitter kun je inschakelen via een boekingskantoor. Hier kun je aangeven waar je naar op zoek bent en wat het tarief is dat je voor de dagvoorzitter beschikbaar hebt. Voor de dagvoorzitter geldt ook dat hij of zij een belangrijke publiekstrekker kan zijn.
Voeg entertainment toe aan je programma
Mensen kunnen zich slechts voor een bepaalde tijd inspannen om aandachtig te luisteren. Houd hier rekening mee in je programma en bouw ook luchtige momenten in. Huur bijvoorbeeld een ensemble in zodat je muziek kunt aanbieden. Door iets geheel anders te doen, kan het publiek daarna weer met hernieuwde energie gaan zitten voor de volgende lezing. Als je muziek vindt die bij je onderwerp past versterkt dat je programma.